Secretaresse

Rutgers & Posch Amsterdam

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Bij voorkeur minimaal 2 jaar werkervaring in de advocatuur
  • Kennis van het Microsoft Office-pakket
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Servicegericht, accuraat, communicatief, proactief en goed in teamverband

Wat krijg je?

  • €2.500 - €3.500 bruto p/m
  • Winstdeling
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • 30 vakantiedagen
  • In overleg trainingen en cursussen mogelijk

Wat doe je?

  • 70% Administratieve werkzaamheden voor advocaten
  • 20% Overige kantoorwerkzaamheden
  • 10% Intern overleg

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Tijmen Noordoven

Managing Partner

Vacature

Als Secretaresse bij Rutgers & Posch ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van een vast aantal advocaten. Je precieze werkzaamheden zijn afhankelijk van een aantal factoren, bijvoorbeeld de praktijkgroep(en) van de advocaten waarvoor je werkt, de fase van lopende zaken en andere factoren. Je handelt in ieder geval telefoontjes af, beheert agenda's en ontfermt je over declaraties. Ook komt het weleens voor dat je presentaties en overzichten maakt in Office-tools zoals PowerPoint en Excel, maar ook hier geldt: dit hangt volledig af van de advocaat. Verder maak je dossiers aan, houd je de voortgang nauwkeurig bij en maak je dossiers overzichtelijk als dit nodig is.

Ook komen er regelmatig ad hoc vragen en verzoeken op je pad, zoals documenten samenvoegen, opmaken en controleren. In de procespraktijk besteed je relatief veel tijd aan het uitwerken van (vaak gedicteerde) processtukken en het samenstellen van procesdossiers; in de ondernemingspraktijk werk je veel met transacties en bijbehorende documentatie die over en weer gaat. Het verschilt dus per advocaat en per dag wat voor werk je doet, of dit via papier of digitaal verloopt en in hoeverre je bij taken betrokken wordt.

Aangezien je bij een klein advocatenkantoor werkt, zijn er ook andere taken die je opgepakt. Denk aan marketing, het beheer van kantoorartikelen, ondersteuning tijdens events, ICT-taken en facilitaire zaken. Je werkt nauw samen met de vier andere secretaresses: dit soort werkzaamheden stemmen jullie ook met elkaar af. Jullie werken ieder voor andere advocaten, maar verdelen het werk wel en helpen elkaar vanzelfsprekend bij drukte.

Als je het leuk vindt om met veel verschillende mensen te werken, en je het niet erg vindt dat je soms chaotische dagen hebt en heel flexibel moet zijn, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Senior Juridisch Secretaresse
Ingrid Wagenvoort

Tijdens een leuke werkdag is al het werk dat die dag af moest zijn, naar tevredenheid van de advocaten afgerond. Ook was mijn dag erg afwisselend: een van de grote voordelen van werken bij een klein kantoor.

Op een minder leuke werkdag ben ik lang bezig met een minder uitdagende taak, bijvoorbeeld het adressenbestand samenstellen. In de middag heb ik de ene na de andere spoedklus, waardoor ik nergens echt goed aan toekom.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Adressenbestand aanmaken in CRM-systeem
    • Lunch
    • Spoedklus voor advocaat
    • Documenten samenvoegen
    • Dossiers bijwerken
    • Secretaresseoverleg
    • Lunch
    • LinkedIn-post
    • Agendabeheer
    • Telefoontjes afhandelen
    • Dossiers samenstellen
    • Dossiers bijwerken
    • Dossiers bijwerken
    • Lunch
    • Website bijwerken
    • Collega-secretaresse ondersteunen
    • Documenten samenvoegen
    • Dossiers samenstellen
    • Dossier aanmaken
    • Voorbereiding event regelen
    • Lunch
    • Facilitaire zaken
    • Agendabeheer advocaten
    • Dossier aanmaken
    • Spoedklus voor advocaat
    • Dossiers bijwerken
    • Corrupte documenten wijzigen
    • Kantoorinventaris bijwerken en nieuwe producten bestellen
    • Artikel op website plaatsen
    • LinkedIn-post
    • Agendabeheer advocaten
    • Telefoontjes afhandelen
    • PowerPoint-presentatie voor advocaat maken
    • PowerPoint-presentatie voor advocaat maken
    • Agendabeheer advocaten

Voorbeeld uit de praktijk

Een advocaat staat aan je bureau: er moet met spoed een stuk naar de cliënt, maar het document is corrupt. Hoe pak je dit aan?

Rutgers & Posch werkt met een vastomlijnde huisstijl die altijd aangehouden moet worden in officiële documenten. Het komt regelmatig voor dat documenten een paar keer op en neer worden gestuurd tussen verschillende partijen voor feedbackrondes en aanvullingen. Hierdoor is de kans groot dat bijvoorbeeld de nummering niet meer klopt, de lay-out verspringt en het document hierdoor ‘corrupt’ wordt.

De ervaring leert dat het in dit soort gevallen het snelst is om een nieuw document aan te maken waarin de huisstijl goed staat. Je kopieert en plakt alle tekst zonder opmaak en zorgt ervoor dat alles klopt. Het is belangrijk dat je secuur bent en op de kleinste details let, zoals kruisverwijzingen.

Het komt ook regelmatig voor dat je een corrupt document recht moet trekken zonder dat hier haast achter zit. Dit doe je pas als het document definitief is en langs alle partijen is geweest voor akkoord, anders blijf je bezig.

Groeipad

Secretaresse
Senior secretaresse

Werken bij Rutgers & Posch

Rutgers & Posch is een advocatenkantoor gevestigd in het centrum van Amsterdam, dat in 2013 is opgericht door ervaren partners afkomstig van gerenommeerde internationale kantoren. Met ervaren advocaten staat het kantoor ondernemers, investeerders en financiers bij door hen te adviseren en geschillen op te lossen. Rutgers & Posch kenmerkt zich door de combinatie van Big Law expertise en een persoonlijke opzet en brengt zo het beste van twee werelden bij elkaar – voor zowel cliënten als advocaten. Rutgers & Posch is gespecialiseerd in ondernemingsrecht, arbeidsrecht, procesrecht, financieel- en insolventierecht en gezondheidsrecht. Daarnaast kent Rutgers & Posch een sectorfocus waarmee het kantoor zich in multidisciplinaire teams richt op onder andere de sectoren zorg, financiële instellingen en digitaal, media en technologie.

  • Hoofdkantoor in Amsterdam
  • Internationaal actief
  • 55% / 45%
  • Gem. leeftijd 38
  • 40 medewerkers in NL

Collega's

Lennaert (56) - Partner Corporate / M&A

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Nou, ik was een van de oprichters van dit kantoor. Wij wilden na vele jaren bij heel grote kantoren te hebben gewerkt, een wat anders vormgegeven kantoor opzetten. Iets minder marmer en iets meer vrolijkheid. Ik geloof nog steeds dat dat gelukt is.

Wat was je vorige baan?
Advocaat bij een groot Nederlands advocatenkantoor

Wat doe je in je vrije tijd?
Leuke dingen met het gezin, kitesurfen als ik er aan toekom (zelden)

Annemarth (34) - Senior Medewerker Arbeidsrecht

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Bij Rutgers & Posch krijg je van begin af aan veel verantwoordelijkheden. Je werkt samen met een partner aan zaken, maar mag veel dingen zelf doen. Hierdoor word ik uitgedaagd om het beste in mezelf naar boven te halen.

Wat heb je gestudeerd?
Master Privaatrecht aan de Universiteit van Amsterdam

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, reizen en koken (of eten)

Justus (35) - Senior Medewerker Corporate M&A

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voordat ik bij Rutgers & Posch aan de slag ging, was ik werkzaam bij twee grote internationale advocatenkantoren, met alle voor- en nadelen van dien. Bij Rutgers & Posch krijg ik de kans om werk op hoog niveau te doen, gecombineerd met een goede work-life balance en gezellige sfeer.

Wat was je vorige baan?
Associate Corporate M&A - Jones Day.

Wat doe je in je vrije tijd?
Reizen en chillen met vrienden en familie.

Maarten (34) - Medewerker Banking & Finance

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
De combinatie van interessant werk in een boutique setting met een persoonlijke benadering spreekt me erg aan. Bovendien vind ik het uitdagend dat je als medewerker al vroeg wordt gestimuleerd goede relaties met cliënten op te bouwen en te onderhouden. Na een aantal leuke gesprekken was de keuze dan ook snel gemaakt.

Wat was je vorige baan?
Medewerker - Van Doorne N.V.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik hou erg van sport, zoals tennis, en vind het heerlijk om te reizen en af en toe een museum te bezoeken. In de winter ga ik graag naar de bergen voor mijn passie snowboarden.

Sollicitatieproces

Gesprek met kantoordirecteur en collega
± 1 week
Gesprek met partner en HR
± 1 week
Afrondend gesprek

Interessante baan?