Secretaresse

Als Secretaresse bij Rutgers & Posch ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van een vast aantal advocaten. Je precieze werkzaamheden zijn afhankelijk van een aantal factoren, bijvoorbeeld de praktijkgroep(en) van de advocaten waarvoor je werkt, de fase van lopende zaken en andere factoren. Je handelt in ieder geval telefoontjes af, beheert agenda's en ontfermt je over declaraties. Ook komt het weleens voor dat je presentaties en overzichten maakt in Office-tools zoals PowerPoint en Excel, maar ook hier geldt: dit hangt volledig af van de advocaat. Verder maak je dossiers aan, houd je de voortgang nauwkeurig bij en maak je dossiers overzichtelijk als dit nodig is.

Ook komen er regelmatig ad hoc vragen en verzoeken op je pad, zoals documenten samenvoegen, opmaken en controleren. In de procespraktijk besteed je relatief veel tijd aan het uitwerken van (vaak gedicteerde) processtukken en het samenstellen van procesdossiers; in de ondernemingspraktijk werk je veel met transacties en bijbehorende documentatie die over en weer gaat. Het verschilt dus per advocaat en per dag wat voor werk je doet, of dit via papier of digitaal verloopt en in hoeverre je bij taken betrokken wordt.

Aangezien je bij een klein advocatenkantoor werkt, zijn er ook andere taken die je opgepakt. Denk aan marketing, het beheer van kantoorartikelen, ondersteuning tijdens events, ICT-taken en facilitaire zaken. Je werkt nauw samen met de vier andere secretaresses: dit soort werkzaamheden stemmen jullie ook met elkaar af. Jullie werken ieder voor andere advocaten, maar verdelen het werk wel en helpen elkaar vanzelfsprekend bij drukte.